L’activité d’une société est découpée en exercices sociaux. L’exercice social est, dans le cas des sociétés, déterminé par les statuts (attention : certains exercices, et notamment le premier, peuvent avoir une durée différente de 12 mois). Dans le cas des personnes physiques, l’exercice social est obligatoirement l’année civile.
Chaque exercice est séparé en périodes comptables, périodes qui, en fait, correspondent aux différents mois. Si, par exemple, le premier exercice de « Comptagest » va du 01 juillet 2008 au 31 décembre 2008, il comportera les périodes suivantes : juillet 2008, août 2008, septembre 2008, octobre 2008, novembre 2008 et décembre 2008.
La numérotation doit être séquentielle à l’intérieur de chaque journal et, donc, dans un journal donné, on ne pourra pas revenir à une période précédente quand on est passé à la période suivante.
Exemple : Si, dans la période de juillet 2008, on encode les pièces 1, 2 et 3 et que la pièce 4 est encodée dans la période de août 2008, la pièce 5 devra obligatoirement être encodée dans la période de août 2008 ou dans une période ultérieure.
Normalement, les pièces sont encodées dans la période à laquelle elles se rapportent, à l’exception des pièces reçues tardivement qui seront encodées dans la première période comptable disponible (Attention : si elle est encodée en dehors de l’exercice auquel elle se rapporte, elle devra faire l’objet d’un traitement spécial).
Tant les bilans comptables que les déclarations TVA seront calculés sur base de périodes, ce qui montre l’intérêt d’une affectation correcte à ce niveau.
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